دليل المستخدم لإدارة المسوح، وتفسير النتائج، والتأثير على المجيبين
يعد التخطيط الدقيق أمر ضروري لإنجاز أي مشروع في الوقت المناسب، ومع ذلك فإن عملية تخطيط وإدارة المسح تخضع لكل العوامل المحيطة ببيئة المشروع، مثل العوامل الثقافية، أو الاقتصادية، أو العرقية، أو اللغوية، أو الاجتماعية، أو الدينية، والتي تؤثر على تنفيذ المسح، فإدارة المسح هي فن بقدر ما هي علم.
يجب أن يكون مدير المسح لديه الخبرة في تنفيذ المسوح والفهم الواضح لأهداف الدراسة، وأن يخطط وينظم ويقود ويتحكم في تطوير المسح.
يتولى مدير المسح طوال عملية المسح المسؤولية عما يلي: –
التصميم الكلي للمسح، وتشمل هذه المرحلة:
- عرض دقيق للأدبيات السابقة التي تمت في موضوع الدراسة، ومناقشة الخبراء في البلد المراد تنفيذ المسح به، مما يساعد على تحديد المشاكل المحتملة تحديد النهج الأفضل الذي يجب ممارسته، وعناصر الأسئلة المناسبة للمسح.
- تقييم البنية الأساسية للمسح، والبحث عن الشركاء المحتملين لتنفيذ العمل الميداني ودعم أو رعاية المسح، وتصميم خطط لجمع البيانات وإدخالها، وكتابة التقارير، وعمل عروض تقديمية عنها، ونشرها.
تصميم الاستمارة واختبارها وتصميم نموذج إدخال البيانات، وتشمل هذه المرحلة:
- العمل على ترجمة أهداف المسح إلى استبيان مكون من مجموعة أسئلة مصمم جيدا وسليم منهجيا، ويبدأ تصميم الاستبيان بعد وقت قصير من وضع الخطة العامة للمسح، وينتهي قبل أيام من بدء العمل الميداني، وعادة ما يتم مراجعة التصميم الأولي وتعديله عدة مرات في هذه المرحلة.
- بعد الانتهاء من تصميم الاستمارة الورقية، يتم عمل تكويد لها وتصميمها على برامج إدخال البيانات الإلكترونية، ويجب أن تكون استمارة إدخال البيانات الإلكترونية نسخة طبق الأصل من الاستمارة الورقية، وتشمل عدد من الضوابط لضمان الاتساق بحيث تمنع أو ترفض إدخال إجابات غير سليمة.
- الاختبار التجريبي في الميدان هو خطوة حاسمة في عملية تصميم الاستمارة لأنها تساعد في تحديد المشاكل المتعلقة بتصميم الاستبيان.
- § تعتبر الدورات التدريبية للباحثين هي الخطوة الأخيرة لاختبار تصميم الاستبيان، لأنها تساعد في تحديد المشكلات المتعلقة بالصياغة والترجمة.
- اختبار الاستمارة الإلكترونية بعد الانتهاء منها وقبل جمع البيانات إن أمكن، وهي خطوة مهمة وقد يؤدي اختصارها أو تجاوزها إلى تأخير في مراحل لاحقة من المسح.
اختيار الشركة المسؤولة عن المسح (وهي شركة مسؤولة عن القيام بالعمل الميداني وإدخال البيانات)، وتحديد الترتيبات :المالية
- يؤثر اختيار شركة المسح على توقيت المسح وجودة البيانات التي سيتم جمعها.
- يمكن لمدير المسح صاحب الخبرة أن يستنتج بسهولة القدرة الفنية لشركة ما من خلال فحص جودة المستندات المكتوبة، مثل أدلة المسح والاستبيانات التي تم تنفيذها سابقا، ومدى تعقيد الاستطلاعات التي تم إجرائها خلال ثلاث سنوات سابقة والاستطلاعات المخطط لها في المستقبل القريب.
- ويتضمن اختيار الشركة عدة عوامل، مثل:
- الخبرة فيما يتعلق بتصميم الاستمارة: ما صعوبة المحتوى وما مدى تماسكه، ما مدى جودة التنسيق، ما هو وقت المقابلات، كيف يتم التعامل مع الأسئلة الحساسة والأسئلة التي تعتمد على استدعاء المعلومات من الذاكرة؟
- الخبرة فيما يتعلق بالمعاينة: ما هي وحدة الملاحظة؟ ما هي صعوبة إجراء مقابلة مع المستجيبين؟ ما هو حجم العينة؟ هل العينة على مستوى الدولة؟
- الخبرة فيما يتعلق بالعمل الميداني: ما هي نسبة المشرفين لجامعي البيانات؟ كم عدد إعادة المقابلات التي يتم إجرائها؟ ما مدى جودة أدلة العمل للمشرفين وجامعي البيانات؟ ما هي نسبة الرفض؟
- الخبرة فيما يتعلق بإدارة البيانات: ما نوع تأكيد جودة البيانات الذي تتبناه الشركة؟ ما نوع برنامج إدخال البيانات الذي تستخدمه الشركة؟ كيف يتم تنظيم فحص وتصحيح البيانات؟
- خصائص الموظفين: عدد الموظفين في المناصب ذات الصلة بالمسح مثل المشرفين، ومدخلي البيانات، والقائمين بالمقابلات، وما هو مستوى تعليمهم، ومقدار أعمارهم، وهل الموظفون الحاليون هم نفسهم من عملوا في استطلاعات معقدة من قبل.
- المعدات: ما إذا كانت لديها مكاتب في جميع أنحاء البلاد أم لا، القدرة على التعامل مع الحاسب الآلي، والبرامج التي يستخدمونها، وما إذا كان لديهم بريد إلكتروني خاص بهم أم لا.
- التعامل مع العملاء: ما هي سمعة الشركة في تعاملها مع العملاء.
- القدرات الفنية: مدى جودة الملفات لديهم مثل أدلة عمل المسح، والاستبيانات التي تم تنفيذها أو كتابتها، ومدى جودة صياغة الاستبيان واتساق المحتوى، ومدى صعوبة أو تعقيد الاستطلاعات التي تم تنفيذها، وكيفية التعامل مع الأسئلة الحساسة والأسئلة التي تعتمد على الذاكرة.
- تنظيم العمل: من حيث الطريقة التي تتبعها الشركة لتنظيم العمل الميداني، من حيث توظيف الأشخاص، وتوضيح مسؤوليات كل شخص أو فريق على حدا.
- نوع الشركة المنفذة للمسح، حيث يمكن أن يؤثر نوع الشركة – شركة حكومية أو شركة خاصة- على دقة البيانات اعتمادا على نوع السؤال المطروح. على سبيل المثال، عدم الاستجابة في الأسئلة الحساسة حول الرشاوي إذا كان جامع البيانات موظفا حكوميا.
- هناك عوامل أخرى أقل وضوحا من العوامل السابقة، يجب أخذها بعين الاعتبار في عملية اختيار الشركة المنفذة للمسح، مثل:
- كيفية توقع المشكلات غير المتوقعة ومعالجتها.
- ما هي الخطوات التي يتم اتخاذها لضمان الجودة.
- ما المنهجية التي تستخدم لمعالجة التحيز المحتمل المرتبط بالأسئلة الحساسة.
- ما هي الاستراتيجيات المعتمدة للحصول على المشاركة من المستجيبين.
- خصائص الباحثين أو جامعي البيانات والمشرفين (من حيث العمر، والتعليم، والخبرة).
- تختلف الموارد المالية اللازمة لإجراء المسح على مستوى الشركات في البلدان النامية، وتتأثر ميزانية المسح ببعض العوامل الخاصة بكل بلد مثل تكاليف الانتقالات، وصعوبة العثور على خبراء في المسوح، وارتفاع تكلفتهم في بعض البلدان دون أخرى، ومعظم التكلفة تذهب إلى التنفيذ الميداني، كما أن أكثر فئات التكلفة أهمية في ميزانية المسح هما فئتي الموظفين والانتقالات الخاصة بالمسح.
- يجب على مدير المسح تحديد الميزانية بشكل يتناسب مع خصائص البلد التي سيتم تنفيذ المسح بها، بما في ذلك تحديد طريقة الدفع لجامعي البيانات – هل ستكون على أساس سعر المقابلة أم بالساعة في العمل أم ستكون بالجمع بين الطريقتين، ومن الأفضل أن يقوم مدير المسح بربط تكلفة المسح بجودة البيانات التي سيتم جمعها.
العينة
- بعد التوصل إلى قرار إجراء المسح، يجب تحديد بعض القرارات الهامة فيما يتعلق بما يلي:
- تحديد وحدة المعاينة
- تحديد قائمة بجميع سكان أو مفردات المجتمع
- تصميم طريقة سحب العينة
- تحديد حجم العينة
يجب أن يؤخذ في الاعتبار مشكلات الإطار المحتملة، ومعدلات عدم الاستجابة، والتي تحتاج إلى تعديل أوزان سحب العينة بعد الانتهاء من العمل الميداني لتفادي تلك المشكلات وتقليل تأثيرها على النتائج.
تدريب القائمين بإجراء المقابلات/ جامعي البيانات
- إن مرحلة تدريب الباحثين أو جامعي البيانات مهمة لضمان التفسير الموحد والمتسق للأسئلة في المسح، وإلقاءها بشكل سليم.
- في هذه المرحلة تكون أدلة العمل مفيدة لما تحتويه من معلومات مفصلة عن الهدف العام من المسح، والإرشادات التي يجب إتباعها في إجراء المقابلات، وشرح تفصيلي للأسئلة، وطرق تسجيل الإجابات.
العمل الميداني، ومراقبة جودة البيانات
- لتقدير التوقيت الدقيق لإنهاء المسح يجب تحديد جميع المسؤوليات بوضوح في دورة المقابلة. ومع ذلك هناك بعض العوامل المؤثرة في توقيت المسح، تتمثل في: –
- طول الاستمارة، وحجم وتكوين العينة، وعدد المقابلات
- جودة تصميم الاستبيان من حيث الاستخدام المناسب لأنماط التخطي ووضوح التعريفات والأسئلة.
- مدى فهم جامعي البيانات للأسئلة وخبراتهم في إجراء مسوح مماثلة، ومدى قدرتهم على بناء الثقة مع المستجيبين لضمان التعاون والمشاركة وإكمال المقابلة في وقت قصير.
- مدى تنظيم العمل الميداني.
- دقة قائمة أو إطار المجتمع المسحوبة منه العينة، وما إذا كانت المعلومات بها محدثة أم لا، لعدم إهدار الوقت في تحديد المستجيبين المؤهلين أو العناوين الصحيحة للمستجيبين وما إلى ذلك.
- مستوى معدل الاستجابة، حيث أن الاستطلاع ذو معدل استجابة أعلى وبه مستوى مناسب من الإجابة على الأسئلة سيستغرق وقت أطول في تنفيذه من الاستطلاع ذو معدل استجابة منخفض والذي سيستنفذ العينة بشكل أسرع دون الوصول للهدف المرغوب.
- مع بدء جمع البيانات يجب أن يقوم مدير المسح بالتخطيط لمراقبة جودة البيانات التي يتم جمعها ومعالجتها، ومتابعة معدل الاستجابة لإعطاء تعليمات إلى المدير الميداني حول كيفية تحسين جودة عملية جمع البيانات.
- هناك أداتان مفيدتين لمهام مدير المسح يمكنه استخدامهما، وهما:
- الأداة الأولى: هي مخطط جانت (Gantt Chart) وهو تمثيل جرافيكي لتسلسل الأنشطة وربطها، يستخدم لمراقبة المشروع بأكمله، وتخطيط وإدارة توقيت المسح. تساعد هذه الأداة في تحديد الخيارات المتاحة في حالة حدوث أي مشكلات أثناء تنفيذ المسح.
- الأداة الثانية: هي تقرير أسبوعي يقدم لمدير المسح، ليسمح له بمعرفة ومراقبة تقدم المقابلات بشكل فعال، وتقدير عدد مؤشرات أداء العمل الميداني، مثل معدل المشاركة أو التعاون، ومعدل الاستجابة، ومعدل التغطية، ومعدل الرفض، ومعدل إكمال المسح.