مقدمة
يُذكر أنه فى أوائل القرن السادس اعتاد الملك آرثر أن يجتمع بفرسانه للنقاش في أمور الحرب وكانوا يجلسون حول مائدة مستديرة بحيث لا يكون هناك شخص على رأس المائدة ليقود النقاش، بل الكل متساو وله الحق في إبداء رأيه ليخرج أكبر قدر من الأفكار والآراء، ومن هنا بدأت مناقشات المائدة المستديرة حيث يجتمع بعض الأشخاص لمناقشة موضوع ما ويكون للجميع نفس الحق في إبداء الرأي دون وجود شخص لقيادة أو توجيه النقاش بل يتولى ميسر ادارة المناقشة ويعمل على إثراء النقاش والحرص علي البقاء في سياق الموضوع وعدم الحياد عنه. ولقد أثبتت نقاشات المائدة المستديرة فعاليتها، حيث أصبحت من أفضل طرق جمع البيانات الكيفية والخروج بمعلومات وفيرة ونتائج قيمة حين يتم ادارتها وتنظيمها بشكل جيد. لذلك تم إعداد هذا الدليل ليكون عونا على تنظيم نقاش مائدة مستديرة ناجح والحصول على أقصى استفادة ممكنة منه.
خطوات تنظيم نقاش المائدة المستديرة
المرحلة الأول :- التخطيط
1. تحديد الموضوع وأهداف الجلسة بوضوح وإجماع فريق العمل عليها والتأكد أن الجميع لديهم نفس المفهوم.
– التحضير الجيد لما سيتم مناقشته في كل هدف من الأهداف والمنظور الذي يجب أن يتم مناقشة الهدف من خلاله.
– الاجتماع التحضيري مع فريق العمل لمشاركة الرؤية والأهداف والمفاهيم حتى يتم توزيع الأدوار وتوحيد الرؤية لتفادي أي سوء تفاهم مستقبلا.
2. تحديد المشاركين في الجلسة (من لديهم المعلومات التي ستثري النقاش ولديهم اهتمام بالموضوع، مما يجعل لديهم رغبة حقيقية في المشاركة).
– تحديد أفضل الطرق للتواصل مع المشاركين المحتملين (تليفون – فاكس- خطاب…الخ).
– تحديد عدد الأشخاص الذين سيتم دعوتهم (لا يجب أن يزيد العدد عن 12شخص حتى يمكن ادارة نقاش جيد).
– مراعاة الاختلاف والتنوع في اختيار الأشخاص من حيث الخلفيات الثقافية ومجالات العمل للحصول على أكبر قدر من التنوع في الأفكار والآراء.
3. تحضير المكان الذي سيتم عقد الجلسة به وتجهيزه بالأدوات اللازمة.
– يجب أن يكون المكان:
أ – جيد التهوية.
ب – مساحته مناسبة لعدد الأشخاص الذين تم دعوتهم.
جـ – سهل الوصول إليه.
د – ذو مستوي متناسب مع المشاركين المدعوين.
هـ – الإضاءة به جيدة.
و – به الأدوات اللازمة للنقاش: ميكروفون ..بروجكتور …الخ.
4. اعداد جدول زمني لليوم (أجندة اليوم) حتى يمكن معرفة الوقت الذي سيتم فيه مناقشة كل هدف والحرص على مناقشة كافة الأهداف في الوقت المحدد.
– وضع وقت كافي لتقديم ميسر الجلسة لنفسه وللفريق ودورهم والهدف من الجلسة.
– وضع وقت لتعريف المشاركين لأنفسهم والمؤسسات التي يعملون بها.
– وضع وقت لعرض أجندة اليوم والقواعد العامة للنقاش قبل البدء في الجلسة (مثل عدم مقاطعة الآخرين واحترام الآراء، ونقد الفكرة نفسها وليس الشخص، والنقد البناء، وغلق الهاتف المحمول أو تشغيل وضع الصامت).
– تخصيص وقت لمشاركة الأهداف أو الأسئلة الرئيسية مع الحاضرين ومنحهم 5 دقائق للتفكير بها قبل بدء النقاش، إذا لزم الأمر.
– تخصيص وقت المناقشة ووضع وقت محدد لكل هدف.
– تخصيص وقت للختام والتأكيد على ما تم الوصول إليه في آخر الجلسة.
– تخصيص وقت للمشاركين لبناءعلاقات فيما بينهم، في حالة وجود امكانية لذلك.
5. دعوة المشاركين
– تحضير الملخص الذى سيتم إخبار المشاركين به عند دعوتهم (سواء بالتليفون أو بالبريد الألكتروني). ويجب أن يتضمن أهداف الجلسة ومدتها ومكان انعقادها والتاريخ وأجندة اليوم والمزايا التي تجذب المشاركين للحضور.
6. تحضير الفريق النهائي الذي سيحضر الجلسة.
يتضمن الفريق كل من:
– ميسر، لتيسير المناقشة والحرص على مشاركة الجميع وعدم احتكار بعض الأشخاص للمشاركة، ولضمان أن تكون المناقشات دائما ضمن أهداف الجلسة.
– كاتب، لتدوين الملاحظات والنقاشات داخل الجلسة التي يتم الرجوع إليها لاحقا عند تحليل النتائج وكتابة التقرير.
– مساعد (إداري)، ليقوم بمساعدة الميسر في الاداريات الخاصة بالجلسة والاهتمام بتوفير المواد وتوزيعها على المشاركين في حالة الحاجة إلى ذلك.
7. تحضير المواد التي سيتم استخدامها في الجلسة.
– طباعة وتجهيز أي موارد سيتم الاحتياج إليها في الجلسة والتأكد من توافرها في الوقت المحدد:
أ – الأجندة.
ب – أداة لتسجيل النقاش سواء صوت فقط أو صوت وصورة.
جـ – أهداف الجلسة (سواء مطبوعة أو مرئية من خلال البروجكتور).
د – أوراق وأقلام تكفي عدد المشاركين في الجلسة.
هـ – الضيافة ( مشروبات – مأكولات) على أن تكون كافية لعدد المشاركين في الجلسة.
المرحلة الثانية : التنفيذ
1. القدوم قبل الموعد بنصف ساعة للتأكد من تجهيز القاعة والأدوات وتنظيم المقاعد في شكل دائرة حتى يكون أسهل للجميع رؤية بعضهم البعض والنقاش بسهولة.
2. تسجيل الإداري للمشاركين عند دخولهم.
3. البدء في الموعد المحدد في الجدول الزمني الذي تم إرساله للمشاركين.
4. تعريف الميسر لنفسه والهدف من وجوده وتعريف المشاركين لأنفسهم.
5. عرض أجندة اليوم والقواعد العامة للنقاش قبل البدء في الجلسة (مثل عدم مقاطعة الآخرين وإحترام الآراء، ونقد الفكرة نفسها وليس الشخص، والنقد البناء، وغلق الهاتف المحمول أو تشغيل وضع الصامت).
6. التيسير الجيد للجلسة من خلال:-
– تشجيع الجميع على المشاركة وضمان عدم احتكار شخص أو مجموعة بعينها للنقاش.
– الحرص على التزام المشاركين بمناقشة أهداف الجلسة فقط، وعدم الخروج عن السياق.
– وضع خطة مرنة للإنتقال من هدف لآخر بسلاسة وسهولة بحيث يكون لدى الميسر رؤية لكيفية سير النقاش وفي حالة الخروج عن الترتيب يتمكن من الرجوع للهدف الذي تم تخطيه مرة أخرى. ويتم الانتقال من هدف لآخر في حالة فتور النقاش والشعور بأن الحاضرين قد استنفذوا ما لديهم من مشاركات فيما يخص هذا الهدف.
– مراعاة الجدول الزمني حتى يتم مناقشة جميع الأهداف.
– البدء بالأسئلة العامة ومن ثم إلى الخاصة لتقليل مساحة التوتر وكسر الجليد بين المشاركين.
– تحضير أسئلة جيدة لإثراء النقاش على كل هدف من الأهداف، مما سيبرز فهم الميسر للموضوع أمام الحاضرين.
– التفاعل الإيجابي في الجلسة بدون التأثير على الآراء أو توجيهها، عن طريق التركيز مع المشاركين وآرائهم وتلخيصها كل فترة للتأكد من فهم الجميع، وتجنب إجابة الميسر عن الأسئلة التي يطرحها هو حتى لا يوجه الآراء، وعدم المشاركة بآرائه الشخصية حتى لا يؤثر على سير النقاش.
– الحرص على أن يكون الجو العام في الجلسة إيجابي ومريح ومشجع للجميع للإدلاء بآرائهم دون أن يحكم عليهم أحد.
– متابعه التعبيرات المختلفة ولغة جسد المشاركين حتى يمكنه التصرف في وقت مناسب لجعل المشاركين أكثر تفاعلا وراحة.
– التركيز على تيسير الجلسة لا السيطرة عليها وتذكير الجميع دائما بأن كل المشاركين متساويين حتى يتشجع الجميع على المشاركة.
– الثقة بالنفس وتقدير مشاركات الأفراد، والحفاظ على ابتسامة دائمة والوقوف بوضع به ترحيب لمشاركات الحاضرين.
7. تسجيل النقاش وكتابة ملاحظات أول بأول.
8. الإلتزام بالمراحل التي تم ذكرها في الأجندة في مرحلة التخطيط .
9. تلخيص النتائج أو ما تم الوصول إليه في آخر الجلسة.
10. تقييم الجلسة من قبل المشاركين (شفهي – كتابي).
11. ختام الجلسة بشكر المشاركين وسؤالهم عن آية إضافات لديهم لم تسمح لهم الفرصة بإبدائها.
المرحلة الثالثة: ما بعد التنفيذ
1. ارسال بريد إلكتروني لشكر المشاركين على حضورهم ومشاركتهم في المائدة المستديرة.
2. تجميع الملاحظات التي تم كتابتها مع المعلومات التي تم توثيقها من الجلسة وتحليلها للوصول لنتائج نقاش المائدة المستديرة.
3. كتابة تقرير عن نقاش المائدة المستديرة الذي تم ونتائجه، وإرساله لأصحاب المصالح والمشاركين.
:Resources
How to plan, organize, perform, evaluate and documentroundtables, Education and culture DG, https://cocoate.com/sites/cocoate.com/files/guide.pdf, accessed 30/7/2019
2. How to Host a Round Table Discussion, Radario Marketing Platform, http://radario.cc/blog/how-to-host-a-round-table-discussion, accessed 30/7/2019
3. Guide to Facilitating Focus Group Meetings & Roundtable Discussions, The Gymnastics Professional’s Network,http://www.gym.net/eduserve/meetings.pdf, accessed 30/7/2019
4. Effective Roundtable Facilitation Techniques, Frost & Sullivan, https://www.systems.ethz.ch/sites/default/files/RoundtableFacilitatingTechniques.pdf, accessed 30/7/2019